АКСТЪР е-Учрежденски архив

Модулът АКСТЪР е-Учрежденски архив е предназначен за държавните и общинските институции, които използват АКСТЪР Офис и искат да организират предаването на документи в учрежденския архив, работата на архивистите и провеждането на експертизи. Модулът подпомага дейността на архивистите по Закона за Националния архивен фонд и наредбата за учрежденските архиви.

Работата с архивираните документи е изцяло електронна. Електронните документи остават достъпни в АКСТЪР Офис според правата на служителя и след като бъдат архивирани. Системата ограничава промените, които биха нарушили състава на архивираната преписка – например прехвърляне на архивиран документ в друга преписка или смяна на главния документ.

При необходимост работата по приключена преписка може да бъде възобновена, като се посочи причината. След обработката на новите документи преписката се приключва отново, а при следващото архивиране архивните записи се актуализират. Операциите с документите в учрежденския архив се документират и могат да бъдат одитирани.

АКСТЪР е-Учрежденски архив осигурява работна среда за постоянно действащите и помощните експертни комисии (ПДЕК и ПЕК). Съставът на комисията се избира измежду служителите в структурата на администрацията, а експертизата се свързва с регистрираната заповед за сформирането ѝ.

Модулът поддържа текуща, междинна и окончателна експертиза. Членовете на комисията намират необходимите документи, определят архивната им ценност и при нужда променят класа им чрез групови операции. Това улеснява работата с големи подборки от документи.

По време на експертизата текущата архивна ценност и ценността, определена от комисията, се виждат поотделно. Така предложените промени могат да бъдат прегледани, преди да бъдат приложени към документите в архива.

От избраната подборка се генерират описи по подходяща бланка, включително по описаното в ръководството Приложение 8а. Статусите отразяват етапа, в който е експертизата. След изпращането на описите към ДА „Архиви“ и получаването на потвърждение експертизата преминава в статус „Приложена“, с което се актуализират състоянието и архивната ценност на документите.

Архивните операции обхващат както електронните документи, така и регистрираните в АКСТЪР Офис хартиени документи. Служителят работи с регистрационните им данни в една система. Когато е необходим хартиен екземпляр на документ без електронен образ, той се изисква от отговорния архивист.